PENDAHULUAN
Jika berbicara tentang hal yang
satu ini,pasti yang pertama kali muncul dibenak kita adalah
surat,administrasi,informasi,dan segala hal yang sifatnya tertulis.Memang
benar,hal-hal tersebut ada sangkut pautnya dengan kearsipan.Dan tidak bisa dipungkiri,bahwa
selama kita masih hidup,maka kita akan selalu bergelut dengan yang namanya
arsip dan kearsipan.Namun kita jangan sampai salah mengartikan antara arsip dan
kearsipan tersebut.Pengertian arsip secara umum adalah segala macam bentuk
karya yang bersifat tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan keasliannya yang
ditujukan untuk seseorang atau kelompok dan bertujuan sebagai penyampai
informasi serta sebagai tanda bukti secara fisik.Sedangkan Kearsipan sendiri
adalah segala macam bentuk arsip yang telah diketahui oleh pihak penerima arsip
dan dijadikan refrensi untuk maksud dan tujuan sebagai bukti authenthic dan terpercaya untuk masa
dulu,kini dan nanti.
Seperti yang kita ketahui,fungsi
kearsipan akan selalu dipakai oleh setiap orang.Terkhusus orang-orang yang
bergerak dibidang pemerintahan,penyedia barang dan jasa,serta dibidang usaha
dan industri.Untuk apa hal tersebut dilakukan?,yang pasti adalah sebagai sarana
penghubung dalam menyampaikan informasi,koordinasi atau bahkan kerja sama.Jadi
bisa dikatakan,arsip dan kearsipan merupakan salah satu elemen penting dalam
berputarnya roda pekerjaan.Sebegitu pentingnya suatu kearsipan,sampai-sampai
tiap-tiap negara di dunia ini memiliki arsip yang diangggap penting yang
disimpan oleh badan kearsipan di masing-masing negara tersebut.pertanyaan
selanjutnya,Siapa yang berperan dalam menjalankan fungsi kearsipan di suatu
negara?.Mungkin banyak yang akan menjawab tiap-tiap orang yang berdiam dinegara
itu tentunya.Tapi jika kita menilik hal itu lebih lanjut,maka jawaban tersebut
bisa saja terbantahkan.Mengapa?,karena kita harus mampu bedakan antara pembuat
dan pengolah kearsipan itu sendiri.Jangan samakan antara si pembuat dan si
pengolah kearsipan.Pembuat adalah pihak yang dalam hal ini berada pada jalur
input(pelaku arsip).Sedangkan pengolah adalah pihak yang bergerak pada jalur
output(pemroses input tadi).Jadi masyarakat luas hanya berperan sebagai pembuat
arsip atau archives maker.dan yang
berperan sebagai pengolah arsip adalah pihak yang khusus ditugaskan untuk
mengolah dan memproses arsip tersebut,yang mungkin dalam hal ini adalah lembaga
kearsipan negara.Lembaga kearsipan negara hanya menyimpan arsip atau file yang
dianggap benar-benar penting dan rahasia bagi negara tersebut,semisal bukti
sejarah,naskah dinas yang berupa produk hukum seperti Peraturan
Daerah,Undang-Undang,dan lain sebagainya.
Jadi sudah jelas,bahwa arsip dan
kearsipan adalah suatu hal yang tidak bisa terlewatkan dalam hidup yang
sejatinya berlandaskan sosial kemasyarakatan,yang harus menuntut manusia untuk
bekerjasama dan berkoordinasi antar manusia lainnya untuk mencapai suatu tujuan
yang dapat menguntungkan masing-masing pihak.
ISI
Kearsipan sebenarnya memiliki
hubungan yang saling berkaitan dalam segala segi kehidupan.Mulai dari segi
swasta,industri,HANKAM,hingga kaitannya dengan pemerintahan.Yang sering kita
ketahui dan memang benar adanya,hubungan yang paling sinkron dan nyata adalah
hubungan kersipan dengan pemerintahan.Baik itu pemerintahan
pusat,provinsi,daerah,sampai pemerintahan terkecil dalam struktur
kepemimpinan.Pernyataan tersebut memang beralasan,mengingat sektor pemerintahan
merupakan sektor yang paling aktif dalam pembuatan serta pengolahan arsip.Mulai
dari surat menyurat,koordinasi,hingga penyampaian informasi antar instansi
dalam pemerintahan tesebut.
Di Indonesia sendiri,ada banyak
peraturan-peraturan yang berkaitan tentang kearsipan.Mulai dari UU Perubahan
Tahun 1961 tentang pokok-pokok kearsipan,PERMENDAGRI Nomor 54 Tahun 2009,UU
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,hingga yang terbaru adalan Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang merupakan pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun
2009.Hal ini sudah mampu menjelaskan bahwa betapa pentingnya arsip bagi
pemerintah dan negara Indonesia.Tapi apakah benar peraturan yang telah dibuat
mengenai kearsipan memang diterapkan dalam implementasinya.Mungkin hal tersebut
dapat dikembalikan pada para pelaku pemerintahan yang dalam hal ini adalah
pegawai yang ada dalam tubuh pemerintahan itu sendiri.
Sejatinya,hubungan kearsipan
dengan pemerintahan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan untuk memberikan
refrensi atau rekam jejak kegiatan administrasi seseorang atau organisasi dalam
lingkup perkantoran.Karena menurut asas-asasnya,kearsipan merupakan suata hal
yang memiliki :
a) Kepastian
hukum
b) Kepercayaan/authenthic
c) Keutuhan
d) Asal-usul
e) Akuntabilitas
f) Kemanfaatan,dan
masih banyak lagi.
Sedangkan Ruang lingkup
penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ruang lingkup sebagaimana
dimaksud meliputi kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara,pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik,organisasi kemasyarakatan,dan perseorangan, serta lembaga
kearsipan.Ini menunjukkan bahwa kearsipan merupakan suatu hal yang tidak bisa
dikesampingkan keberadaannya.Karena legal atau tidaknya sebuah kegiatan
administrasi bergantung pada kearsipan tersebut.
Yang menjadi pertanyaan pokok
sekarang adalah,apakah para pelaku birokrasi sudah benar-benar dapat
menjalankan fungsi kearsipan itu sendiri?.Mungkin secara hukum,ya,sudah.pasalnya
mereka memang dituntut untuk melaksanakannya.Tapi dari sisi
kesadaran/pribadi,mungkin masih banyak pegawai pemerintahan yang tidak
mengindahkan hal tersebut.Sebagai bukti,kepengurusan surat masuk dan surat
keluar di dalam pemerintahan desa/kelurahan menurut survey yang dilakukan oleh
pemerintah pusat,hasilnya masih amat memprihatinkan.buku administrasi yang
tidak tersusun sebagaimana mestinya,laporan serta data-data faktual yang masih
belum diperbaharui.Bahkan surat yang telah selesai penggunaannya tidak
diarsipkan sebagaimana mestinya.Surat-surat tersebut dibiarkan tergeletak
begitu saja di meja kantor.Padahal isi dari surat tersebut bersifat penting dan
segera.
Hal ini jelas berbanding terbalik
dengan apa yang telah ditentukan dan tertulis dalam peraturan
perundang-undangan.atau dengan kata lain,pegawai masih belum mampu menunjukkan
kinerjanya dalam menjalankan administrasi,yang dalam permasalahan ini adalah kepengurusan
arsip.Padahal kearsipan yang biasa berteman dengan pegawai adalah kearsipan
dalam skala yang kecil/sederhana.Hanya tentang menyusun buku
administrasi,membuat serta merefrensikan surat masuk dan surat keluar(tata
naskah dinas).
Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 bab
II pasal 3 telah dijelaskan bahwa pnyelenggaraan kearsipan salah satunya
bertujuan menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara,pemerintahan daerah,lembaga pendidikan,perusahaan,organisasi
politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.Tentu saja hal ini menunjukkan bahwa arsip
akan sangat berguna dan diperlukan sebagai bukti administrasi yang telah
dilakukan di kemudian hari.Itulah mengapa,para PNS atau pelaku birokrasi
dituntut untuk lebih memperhatikan fungsi kearsipan agar tercipta pengaturan
administrasi perkantoran yang baik dan dapat dibanggakan.Karena jika ditarik
benang merahnya,pemerintah republik indonesia sebenarnya masih kurang memiliki
arsiparis,atau seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi,tugas,dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.karena pegawai pemerintahan yang diharapkan mampu mengatasi hal
tersebut masih belum mampu menunjukkan i’tikad yang memuaskan di bidang
kearsipan.