Jumat, 26 April 2013

Efektifitas pelaku birokrasi dalam pengaturan dan menjalankan fungsi kearsipan



PENDAHULUAN

Jika berbicara tentang hal yang satu ini,pasti yang pertama kali muncul dibenak kita adalah surat,administrasi,informasi,dan segala hal yang sifatnya tertulis.Memang benar,hal-hal tersebut ada sangkut pautnya dengan kearsipan.Dan tidak bisa dipungkiri,bahwa selama kita masih hidup,maka kita akan selalu bergelut dengan yang namanya arsip dan kearsipan.Namun kita jangan sampai salah mengartikan antara arsip dan kearsipan tersebut.Pengertian arsip secara umum adalah segala macam bentuk karya yang bersifat tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan keasliannya yang ditujukan untuk seseorang atau kelompok dan bertujuan sebagai penyampai informasi serta sebagai tanda bukti secara fisik.Sedangkan Kearsipan sendiri adalah segala macam bentuk arsip yang telah diketahui oleh pihak penerima arsip dan dijadikan refrensi untuk maksud dan tujuan sebagai bukti authenthic dan terpercaya untuk masa dulu,kini dan nanti.
Seperti yang kita ketahui,fungsi kearsipan akan selalu dipakai oleh setiap orang.Terkhusus orang-orang yang bergerak dibidang pemerintahan,penyedia barang dan jasa,serta dibidang usaha dan industri.Untuk apa hal tersebut dilakukan?,yang pasti adalah sebagai sarana penghubung dalam menyampaikan informasi,koordinasi atau bahkan kerja sama.Jadi bisa dikatakan,arsip dan kearsipan merupakan salah satu elemen penting dalam berputarnya roda pekerjaan.Sebegitu pentingnya suatu kearsipan,sampai-sampai tiap-tiap negara di dunia ini memiliki arsip yang diangggap penting yang disimpan oleh badan kearsipan di masing-masing negara tersebut.pertanyaan selanjutnya,Siapa yang berperan dalam menjalankan fungsi kearsipan di suatu negara?.Mungkin banyak yang akan menjawab tiap-tiap orang yang berdiam dinegara itu tentunya.Tapi jika kita menilik hal itu lebih lanjut,maka jawaban tersebut bisa saja terbantahkan.Mengapa?,karena kita harus mampu bedakan antara pembuat dan pengolah kearsipan itu sendiri.Jangan samakan antara si pembuat dan si pengolah kearsipan.Pembuat adalah pihak yang dalam hal ini berada pada jalur input(pelaku arsip).Sedangkan pengolah adalah pihak yang bergerak pada jalur output(pemroses input tadi).Jadi masyarakat luas hanya berperan sebagai pembuat arsip atau archives maker.dan yang berperan sebagai pengolah arsip adalah pihak yang khusus ditugaskan untuk mengolah dan memproses arsip tersebut,yang mungkin dalam hal ini adalah lembaga kearsipan negara.Lembaga kearsipan negara hanya menyimpan arsip atau file yang dianggap benar-benar penting dan rahasia bagi negara tersebut,semisal bukti sejarah,naskah dinas yang berupa produk hukum seperti Peraturan Daerah,Undang-Undang,dan lain sebagainya.
Jadi sudah jelas,bahwa arsip dan kearsipan adalah suatu hal yang tidak bisa terlewatkan dalam hidup yang sejatinya berlandaskan sosial kemasyarakatan,yang harus menuntut manusia untuk bekerjasama dan berkoordinasi antar manusia lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang dapat menguntungkan masing-masing pihak.





ISI


Kearsipan sebenarnya memiliki hubungan yang saling berkaitan dalam segala segi kehidupan.Mulai dari segi swasta,industri,HANKAM,hingga kaitannya dengan pemerintahan.Yang sering kita ketahui dan memang benar adanya,hubungan yang paling sinkron dan nyata adalah hubungan kersipan dengan pemerintahan.Baik itu pemerintahan pusat,provinsi,daerah,sampai pemerintahan terkecil dalam struktur kepemimpinan.Pernyataan tersebut memang beralasan,mengingat sektor pemerintahan merupakan sektor yang paling aktif dalam pembuatan serta pengolahan arsip.Mulai dari surat menyurat,koordinasi,hingga penyampaian informasi antar instansi dalam pemerintahan tesebut.
Di Indonesia sendiri,ada banyak peraturan-peraturan yang berkaitan tentang kearsipan.Mulai dari UU Perubahan Tahun 1961 tentang pokok-pokok kearsipan,PERMENDAGRI Nomor 54 Tahun 2009,UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,hingga yang terbaru adalan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang merupakan pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009.Hal ini sudah mampu menjelaskan bahwa betapa pentingnya arsip bagi pemerintah dan negara Indonesia.Tapi apakah benar peraturan yang telah dibuat mengenai kearsipan memang diterapkan dalam implementasinya.Mungkin hal tersebut dapat dikembalikan pada para pelaku pemerintahan yang dalam hal ini adalah pegawai yang ada dalam tubuh pemerintahan itu sendiri.
Sejatinya,hubungan kearsipan dengan pemerintahan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan untuk memberikan refrensi atau rekam jejak kegiatan administrasi seseorang atau organisasi dalam lingkup perkantoran.Karena menurut asas-asasnya,kearsipan merupakan suata hal yang memiliki :
a)      Kepastian hukum
b)      Kepercayaan/authenthic
c)       Keutuhan
d)      Asal-usul
e)      Akuntabilitas
f)       Kemanfaatan,dan masih banyak lagi.
Sedangkan Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ruang lingkup sebagaimana dimaksud meliputi kegiatan yang dilakukan oleh  lembaga negara,pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan,dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.Ini menunjukkan bahwa kearsipan merupakan suatu hal yang tidak bisa dikesampingkan keberadaannya.Karena legal atau tidaknya sebuah kegiatan administrasi bergantung pada kearsipan tersebut.

Yang menjadi pertanyaan pokok sekarang adalah,apakah para pelaku birokrasi sudah benar-benar dapat menjalankan fungsi kearsipan itu sendiri?.Mungkin secara hukum,ya,sudah.pasalnya mereka memang dituntut untuk melaksanakannya.Tapi dari sisi kesadaran/pribadi,mungkin masih banyak pegawai pemerintahan yang tidak mengindahkan hal tersebut.Sebagai bukti,kepengurusan surat masuk dan surat keluar di dalam pemerintahan desa/kelurahan menurut survey yang dilakukan oleh pemerintah pusat,hasilnya masih amat memprihatinkan.buku administrasi yang tidak tersusun sebagaimana mestinya,laporan serta data-data faktual yang masih belum diperbaharui.Bahkan surat yang telah selesai penggunaannya tidak diarsipkan sebagaimana mestinya.Surat-surat tersebut dibiarkan tergeletak begitu saja di meja kantor.Padahal isi dari surat tersebut bersifat penting dan segera.
Hal ini jelas berbanding terbalik dengan apa yang telah ditentukan dan tertulis dalam peraturan perundang-undangan.atau dengan kata lain,pegawai masih belum mampu menunjukkan kinerjanya dalam menjalankan administrasi,yang dalam permasalahan ini adalah kepengurusan arsip.Padahal kearsipan yang biasa berteman dengan pegawai adalah kearsipan dalam skala yang kecil/sederhana.Hanya tentang menyusun buku administrasi,membuat serta merefrensikan surat masuk dan surat keluar(tata naskah dinas).
Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 bab II pasal 3 telah dijelaskan bahwa pnyelenggaraan kearsipan salah satunya bertujuan menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,pemerintahan daerah,lembaga pendidikan,perusahaan,organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.Tentu saja hal ini menunjukkan bahwa arsip akan sangat berguna dan diperlukan sebagai bukti administrasi yang telah dilakukan di kemudian hari.Itulah mengapa,para PNS atau pelaku birokrasi dituntut untuk lebih memperhatikan fungsi kearsipan agar tercipta pengaturan administrasi perkantoran yang baik dan dapat dibanggakan.Karena jika ditarik benang merahnya,pemerintah republik indonesia sebenarnya masih kurang memiliki arsiparis,atau seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,tugas,dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.karena pegawai pemerintahan yang diharapkan mampu mengatasi hal tersebut masih belum mampu menunjukkan i’tikad yang memuaskan di bidang kearsipan.